Déclaration de confidentialité pour les partenaires commerciaux
DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES PARTENAIRES COMMERCIAUX
La présente déclaration de confidentialité a pour but d'informer nos partenaires commerciaux sur le traitement de leurs données à caractère personnel par nos soins. La version actuelle en vigueur sera toujours disponible sur notre site web.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine la raison pour laquelle vos données à caractère personnel sont traitées et la manière dont elles le sont.
Les différentes sociétés du groupe Milcobel (Milcobel ou Nous) sont les responsables conjoints du traitement. Une liste complète des sociétés Milcobel figure à la fin de la présente déclaration de confidentialité, ainsi que leurs adresses complètes.
En tant que responsables conjoints du traitement, les sociétés ont convenu que MILCOBEL SC, ayant son siège à Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0870.019.427, assumera l'exécution concrète des obligations relatives à la fourniture d'informations et à l'exercice de vos droits dans le cadre du traitement des données à caractère personnel.
Personnes concernées
La présente déclaration de confidentialité s'applique à tous les partenaires commerciaux de Milcobel, qu'il s'agisse de personnes physiques ou d'employés de personnes morales, et en particulier, de:
- Clients;
- Fournisseurs;
- Sous-traitants;
- Prospects; et
- Sponsors.
Données à caractère personnel traitées et finalités du traitement
Les données à caractère personnel suivantes sont généralement conservées:(liste non exhaustive)
- Données de contact (nom et prénom ; adresse, fonction, etc.);
- Informations relatives à votre qualité de partenaire commercial (numéro de compte bancaire, commandes; ruptures de contrat, évaluations de la collaboration, etc.);
- Données de communication (p. ex. e-mail; courrier; facturation, etc.).
Nous ne menons pas d'activités de profilage et aucune décision automatique n'est donc prise sur cette base. Les données à caractère personnel que nous traitons sont généralement fournies par vous-même ou par d'autres sociétés du groupe.
Nous traitons vos données à caractère personnel uniquement dans le cadre de notre relation commerciale et ne les utilisons pas à d'autres fins :
| Données à caractère personnel | Finalité du traitement | Fondement juridique |
|---|---|---|
| Données de contact et de communication | Gestion des commandes et des services | Nécessaires à l'exécution des contrats (cf. article 6, b) RGPD) |
| Pour vous contacter (p. ex. après avoir reçu votre carte de visite) dans le but de conclure un contrat commercial | Nécessaires à l'intérêt légitime de Milcobel (cf. article 6.1, f) RGPD) (c'est-à-dire aux intérêts commerciaux de Milcobel). | |
| Respect de nos obligations légales en matière de collaboration avec les sous-traitants à des fins de gestion des risques | Obligations légales en matière de droit du travail, de droit de la sécurité sociale et de réglementation fiscale, concernant le bien-être au travail, le détachement et la responsabilité solidaire (cf. article 6, c) RGPD) | |
| Gestion des risques et conformité, autres que la collaboration susmentionnée avec les sous- traitants | Intérêt légitime à gérer les risques et la conformité (cf. article 6, f) RGPD) | |
| Gestion financière de nos relations d’affaires | Intérêt légitime à gérer efficacement ses finances (cf. article 6, f) RGPD) | |
| Rapports intra-groupe | Intérêt légitime à établir des rapports de qualité sur les activités commerciales et relations d'affaires (cf. article 6, f) RGPD) | |
| Organisation de réunions professionnelles et établissement de contrats (p. ex. contrats d'achat, de service ou de sponsoring) | Nécessaires à l'exécution des contrats avec les clients, les fournisseurs, les sponsors et les sous-traitants (cf. article 6, b) RGPD) | |
| Organisation d'événements (y compris l'organisation de l'hébergement et/ou du transport, etc.) | Intérêt légitime à organiser des événements en vue de conclure un contrat avec le client, le fournisseur ou le sous-traitant (cf. article 6, f) RGPD) | |
| Activités de marketing telles que la collecte et l'analyse de données et de questionnaires en vue de développer de nouveaux produits ou d'améliorer les services. | Intérêt légitime à améliorer ses produits et services (cf. article 6, f) RGPD) | |
| Dans des circonstances exceptionnelles, gestion des litiges potentiels pouvant résulter de nos relations d'affaires | Intérêt légitime à défendre au mieux ses propres droits (cf. article 6, f) RGPD) | |
| Information d’une tierce partie dans le cadre d'une fusion potentielle avec celle-ci, d'une acquisition de/par ou cession par cette tierce partie, même si elle est située en dehors de l'UE | Intérêt légitime à organiser efficacement les transactions relevant du droit des sociétés dans le cadre d'un processus de due diligence généralement préalable à la transaction (cf. article 6, f) RGPD). |
Milcobel vous informera à l'avance si elle a l'intention de traiter vos données à caractère personnel à des fins autres que celles indiquées dans la présente déclaration de confidentialité.
Lorsque Milcobel traite vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affectera pas la légalité du traitement des données à caractère personnel fondé sur votre consentement, avant le retrait de celui-ci.
Lorsque Milcobel traite vos données à caractère personnel sur la base de son intérêt légitime, cela signifie que Milcobel a déterminé, après avoir mis en balance les intérêts, que l'intérêt identifié est plus important. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l'équilibre des intérêts, veuillez contacter directement privacy@milcobel.com.
Lorsque Milcobel traite vos données à caractère personnel aux fins citées parce que c’est nécessaire à l'exécution du contrat que vous avez conclu avec Milcobel, Milcobel ne peut pas fournir ces services à ces fins sans traiter ces données à caractère personnel.
Conservation de vos données à caractère personnel
En général, vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour les finalités susmentionnées. Dans la plupart des cas, cela signifie que vos données à caractère personnel sont conservées pendant la durée du contrat en tant que client, fournisseur et/ou sous-traitant, avec une période minimale de 10 ans (sauf si la loi impose une durée plus courte pour des données spécifiques), éventuellement prolongée par la durée d’une procédure judiciaire.
Partage de vos données à caractère personnel
Aux fins d'un traitement qualitatif et efficace des données à caractère personnel, nous pouvons conclure des contrats avec des tiers pour qu'ils effectuent le traitement en notre nom et uniquement conformément à nos instructions. Par exemple, les données des clients peuvent être partagées avec les sociétés de transport chargées de la livraison des produits. Les prestataires de services auxquels vos données à caractère personnel sont transférées sont liés par des contrats spécifiques et sont tenus de conserver vos données à caractère personnel en toute sécurité.
En outre, dans le cadre de nos obligations légales, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec les autorités douanières. Les litiges et autres incidents peuvent en outre entraîner le partage de vos données à caractère personnel avec la police et d'autres autorités judiciaires dans des circonstances exceptionnelles.
Dans le cadre du reporting interne au sein de Milcobel, vos données à caractère personnel peuvent également être partagées avec d'autres sociétés du groupe.
Si et dans la mesure où Milcobel fait l'objet d'une vente potentielle, vos données à caractère personnel peuvent également être partagées avec des acquéreurs potentiels en tant que partie du processus de due diligence habituel précédant la vente.
Transfert transfrontalier de données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel ne seront traitées que dans l'Espace économique européen (EEE). Si cela se produit malgré tout, Milcobel prendra des mesures de sécurité suffisantes pour garantir que vos données à caractère personnel sont dûment protégées (y compris par l'inclusion de dispositions standard pour le transfert de données à caractère personnel). Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le transfert de données à caractère personnel, veuillez contacter directement privacy@milcobel.com.
Vos droits
Vous avez le droit de demander l'accès à vos données à caractère personnel et de les faire rectifier si elles sont incorrectes. Vous avez également le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel lorsqu'elles ne sont plus pertinentes. Bien que vous ayez le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel, il se peut que nous devions conserver certaines données à caractère personnel pour l'exécution du contrat ou en raison d'une obligation légale de conserver certaines données.
En outre, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons personnelles légitimes et de demander que le traitement soit limité dans des circonstances spécifiques.
Enfin, vous avez également le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, courant et lisible par machine (portabilité des données).
Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Données de contact
i vous avez des questions ou des objections concernant la présente déclaration de confidentialité, si vous avez des objections concernant le traitement de vos données à caractère personnel comme expliqué ci- dessus ou si vous souhaitez exercer vos droits comme expliqué ci-dessus, vous pouvez nous contacter en envoyant un e-mail à privacy@milcobel.com, qui est le point de contact unique.
Organe de contrôle
Enfin, notez que vous avez le droit d'introduire une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel auprès de l'organe de contrôle belge : Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (www.autoriteprotectiondonnees.be).
Changements
Nous pouvons modifier les dispositions de la présente déclaration de confidentialité. Nous annoncerons chaque nouvelle version.
Liste des responsables conjoints du traitement
- MILCOBEL SC, ayant son siège à Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0870.019.427 ;
- Milcobel Dairy SA, ayant son siège à Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0870.017.447 ;
- Camal SA, ayant son siège Rue Légipont 12/OOOD, 4671 Blégny, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0412.859.912 ;
- Kaasimport Jan Dupont SA, ayant son siège à Lieven Bauwensstraat 9, 8200 Bruges (Sint Andries), Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0405.109.216 ;
- Ysco SA, ayant son siège à Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0472.336.451 ;
- Ysco France SAS, ayant son siège 53 Avenue de la 2e D.B., 61206 Argentan, France, et dont le numéro d'entreprise est 43531711000011 ;
- Cheeseline SA, ayant son siège à Lieven Bauwensstraat 9, 8200 Bruges (Sint Andries), Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0441.187.078 ; et
- Kaasbrik SA, ayant son siège à Industriepark 1216, 3445 Halen, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro 0423.910.091.